Prozessanalyse für den B2B-Mittelstand · München
Erst die Zahl.Dann die Entscheidung.
Vor jeder Richtungsentscheidung steht dieselbe Frage: Wo genau verlieren wir das Geld? Wer sie nicht beantworten kann, investiert auf Verdacht.
Zeit und Marge verschwinden selten in einer Abteilung. Sie verschwinden dazwischen — an der Übergabe, für die niemand zuständig ist. Wir messen, wo das passiert, und beziffern es in Euro pro Jahr.
Abb. 1 — Die Übergabe · Schema · scrollen
- 10
- Werktage
- vom Start bis zum Dokument
- 5.900 €
- Festpreis
- steht vor der Unterschrift
- 0 €
- bis zur Übergabe
- gezahlt wird danach
- 5
- Engpässe, beziffert
- jeder mit Eingriff und Messpunkt
Alltag
01 — Kommt Ihnen das bekannt vor?
Links, was Sie diese Woche gesagt oder gehört haben. Rechts, was danach an dieser Stelle steht.
Das sind keine Meinungen, sondern Symptome. Und Symptome kann man messen — die Frage ist nur, ob es jemand tut.
- „Irgendwo verlieren wir Marge, aber niemand kann sagen, wo.“
- Der teuerste Schritt steht mit Namen da, samt Euro-Spanne pro Jahr.
- „Wir brauchen wohl ein neues CRM.“
- Sie wissen, ob das System den Engpass überhaupt trifft — und können begründen, warum nicht.
- „Der Auftrag liegt, bis ihn zufällig jemand sieht. Dann ist er eilig.“
- Wie lange er liegt, steht schwarz auf weiß. Bis heute steht diese Zahl in keinem System.
- „Wir müssten mal aufräumen, aber wo anfangen?“
- Fünf Baustellen, priorisiert. Je Eingriff ein Name, ein Datum, ein Messpunkt.
- „Die Zahlen im Meeting sind Bauchgefühl.“
- Jede Zahl mit Quelle und Annahme. Ihr Controlling kann sie nachrechnen — und widerlegen.
- „Das haben wir schon immer so gemacht.“
- Gewohnheit wird zu einer Position in der Rechnung. Danach diskutiert niemand mehr über Gefühle.
Der Unterschied ist nicht die Meinung. Es ist die Messung.
Befund
02 — Was Sie bekommen
25 Seiten, die eine Entscheidung tragen. Und ein Plan, den Sie am Montag verteilen.
Jeder Bestandteil steht hier mit seiner Seitenzahl, daneben liegt ein Blatt aus dem Ergebnis. Kein Workshop, keine Präsentation, kein Dashboard-Zugang.
- Die System-Landkarte
- 1 Seite
- Werkzeuge, Datenflüsse, Übergaben. Die Bruchstellen sind markiert. Die eine Seite, die man an die Wand hängt.
- Fünf Engpässe, beziffert
- je 1 Seite
- Symptom, Ursache, Euro-Spanne pro Jahr. Keine Punktwerte — eine Spanne mit offengelegter Rechenkette.
- Ein Eingriff je Engpass
- je ½ Seite
- Geprüft wird in dieser Reihenfolge: Prozess, Rolle, KI. Das billigste Mittel, das wirkt, gewinnt — oft ist es ein Pflichtfeld, keine Software.
- Der 90-Tage-Plan
- 2 Seiten
- Pro Eingriff: ein Name, ein Datum, ein Messpunkt. Verteilbar am Montag, ohne Rückfrage.
- Die Rechenkette
- Anhang
- Jede Zahl mit Quelle, Annahme und Erhebungsdatum. Damit Ihr Controlling sie nachrechnen — und widerlegen — kann.
Am Ende steht eine von drei Entscheidungen. Alle drei sind ein Ergebnis.
Und was nicht drin steht.
Die Grenzen des Angebots sind kein Mangel. Sie sind das Angebot.
Einen vollständigen Musterbefund ansehen- Keine Benchmarks aus fremden Branchen. Sie beweisen über Ihren Prozess nichts.
- Keine 200-Seiten-Konzepte. Was auf 25 Seiten nicht steht, stand auf 200 auch nicht.
- Keine Zahl ohne Rechenkette. Was sich nicht beziffern lässt, wird nicht beziffert.
- Keine Empfehlung, an der ich verdiene. Kein Anbieter bezahlt mich für einen Tipp.
Fall
03 — Ein Beispiel, konstruiert
Ein Maschinenbauer, 80 Mitarbeitende. Der Vertrieb verkauft, die Fertigung baut. Dazwischen liegt ein Ordner, dem niemand gehört.
Der Fall ist erfunden, die Rechenkette nicht: Sie ist die, die auch in Ihrem Befund stünde. Deshalb steht sie hier offen — Sie sollen sie nachrechnen und, wenn Sie können, widerlegen.
Der Vertrieb schickt das unterschriebene Angebot per Mail an die Fertigung. Dort liegt es, bis jemand Zeit hat, es zu lesen — im Schnitt viereinhalb Tage. Danach fehlt fast immer etwas: eine Toleranz, eine Freigabe, eine Zusage, die der Vertrieb mündlich gemacht hat. Also wird zurückgefragt, gewartet, nachgearbeitet.
Niemand macht dabei etwas falsch. Der Vertrieb verkauft, die Fertigung baut, und beide tun ihre Arbeit gut. Es gibt nur niemanden, dem die Strecke dazwischen gehört — und deshalb steht sie in keiner Zahl. Der Geschäftsführer weiß, dass „es hakt". Was es kostet, weiß er nicht.
Die Rechenkette · offen, damit Sie sie angreifen können
- Aufträge im Jahr
- 210
- aus dem ERP-Export
- davon mit Nacharbeit
- 31 %
- = 65 Aufträge, zweimal angefasst
- Nacharbeit je Fall
- 6 h
- aus der Stundenerfassung
- Vollkostensatz
- 85 €/h
- Angabe der Geschäftsführung
65 Aufträge × 6 Stunden × 85 € = 33.000 € — allein für die Nacharbeit. Dazu die Aufträge, die wegen der Liegezeit erst im nächsten Quartal fertig werden, und das Skonto, das dabei verfällt. Zusammen 61.000 bis 104.000 € im Jahr. Konservativ gerechnet: 82.000 €.
Und der Eingriff kostet keine Lizenz. Ein Pflichtfeld im Angebot, ein Owner für die Übergabe, eine Frist von 24 Stunden. Kein neues System, keine KI. Nachgemessen wird nach 90 Tagen — an derselben Zahl.
Den vollständigen Befund zu diesem Fall ansehen- Übergabe Angebot → Lieferung
- Bruch
- Owner
- —
- Frist (SLA)
- —
- Liegezeit, Median
- 4,6 d
- Nacharbeitsquote
- 31 %
−82.000 €
Verlust pro Jahr, konservativ gerechnet. Spanne 61.000–104.000 €. Ganzen Befund ansehen
Musterbefund: aus typischen Mittelstandsstrukturen konstruiert, nicht bei einem Kunden erhoben.
Konditionen
04 — Was es kostet
Zwei Stufen, ein Weg. Der Preis steht vor der Unterschrift, gezahlt wird nach der Übergabe.
Was die Umsetzung kostet, hängt davon ab, welcher Eingriff es wird — das weiß erst der Befund. Die Größenordnung steht trotzdem hier, damit niemand ohne sie ins Gespräch geht.
Das Eignungsgespräch
Zugang · 30 Minuten
Dreißig Minuten, in denen wir Ihre Zahlen kurz durchgehen: Was liegt an, wo vermuten Sie den Verlust, welche Daten liegen vor. Am Ende wissen Sie, was eine Messung bei Ihnen bringt. Kein Vortrag, keine Unterlagen, keine Folge-Mails.
Der Befund
Lieferzeit · 10 Werktage
Vier Übergaben werden gemessen, fünf Engpässe in Euro pro Jahr beziffert, jeder mit einem Eingriff hinterlegt. Am Ende liegt ein Dokument auf dem Tisch, das eine Investitionsentscheidung trägt — auch die Entscheidung, nicht zu investieren.
- System-Landkarte: Werkzeuge, Datenflüsse, kritische Übergaben
- Fünf Engpässe mit Symptom, Ursache und Euro-Spanne pro Jahr
- Ein Eingriff je Engpass: geprüft in der Reihenfolge Prozess, Rolle, KI
- 90-Tage-Plan mit Owner, Datum und Messpunkt
5.900 €
Die Umsetzung
Lieferzeit · 6–8 Wochen
Die ein bis zwei größten Hebel aus dem Befund werden umgesetzt — begleitet, nicht abgenommen. Am Ende wird an demselben Messpunkt nachgemessen, der vorher im Befund stand. Auch dann, wenn die neue Zahl unbequem ist.
- Der vollständige Befund als Grundlage
- Hebel und Kennzahl werden in Woche 3 verbindlich festgeschrieben
- Vier bis sechs Wochen Begleitung Ihres Teams bei der Umsetzung
- Wöchentlich 60 Minuten mit dem Umsetzungsteam
Festpreis nach Befund
Alle Preise verstehen sich netto, zzgl. 19 % Umsatzsteuer. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen (§ 14 BGB) — kein Verbrauchergeschäft. Keine Tagessätze, kein Abo, keine Provision von Werkzeug-Anbietern. NDA vor der Aufnahme, wenn Sie eins wollen. Rohdaten werden nach Abschluss gelöscht.
Gebiet
05 — Wo gemessen wird
Vier Übergaben. An einer davon liegt Ihr Geld.
Diese vier decken den B2B-Mittelstand mit 20 bis 150 Mitarbeitenden ab. Was außerhalb davon liegt, wird nicht gemessen; das sage ich im Eignungsgespräch und nicht in der Rechnung.
1
Vertrieb → Angebot
Anfrage · Qualifizierung · Kalkulation
- Anfragen liegen im Sammelpostfach, und niemandem gehört das Postfach.
- Qualifiziert wird nach Gefühl, nicht nach Kriterium.
- Die Kalkulation wartet auf die Technik, die Technik wartet auf Rückfragen.
2
Angebot → Lieferung
Übergabe · Klärung · Nacharbeit
- Die Übergabe hat keinen Owner und keine Frist.
- Technische Klärung läuft über Mail und Excel — und nicht nachvollziehbar.
- Nacharbeit taucht in keiner einzigen Zahl auf, kostet aber am meisten.
3
Lieferung → Rechnung
Abnahme · Fakturierung · Forderung
- Abnahmen ziehen sich, weil die Zuständigkeit unklar ist.
- Rechnungen gehen Wochen nach der Leistung raus.
- Nachträge werden gar nicht erst gestellt — sie wären begründbar.
4
Führung → Team
Entscheidung · Rolle · Eskalation
- Jede zweite Entscheidung läuft über denselben Schreibtisch.
- Rollen sind gewachsen, nicht geschnitten. Zwei Leute machen dasselbe halb.
- Eskalation ist ein Anruf, kein Weg. Also eskaliert niemand.
Verfahren
06 — Wie die Zahl entsteht
Sechs Schritte, jeder mit einem Ergebnis, das man anfassen kann.
Der Name des Verfahrens ist sein Ablauf. Jeder Schritt endet mit einem Dokument oder einer Zahl, nicht mit einem Zwischenstand — und jedes Ergebnis steht hier, bevor Sie beauftragen.
Beobachten
Interviews, Kalender, Ticket-Historie, Systeme. Nicht die Meinung über den Prozess — die Spur, die er hinterlässt.
ErgebnisSpurenliste: wo Arbeit liegen bleibt, wer wartet, was doppelt getippt wird.
Erheben
Durchlaufzeit, Wartezeit, Nacharbeitsquote, Volumen pro Jahr. Vier Zahlen pro Verdacht, erhoben statt geschätzt.
ErgebnisMessblatt je Kandidat, mit Quelle und Erhebungsdatum an jeder Zahl.
Freilegen
Der Engpass sitzt fast nie in einer Abteilung, sondern an der Übergabe dazwischen: ohne Owner, ohne Frist, ohne Messpunkt.
ErgebnisSystem-Landkarte mit markierten Bruchstellen — die eine Seite, die alles zeigt.
Übersetzen
Jeder Engpass wird in Euro pro Jahr übersetzt — als Spanne, nie als Punktwert. Was sich nicht beziffern lässt, wird nicht beziffert.
ErgebnisEuro-Spanne je Engpass, mit offengelegter Rechenkette.
Nachweisen
Gegenprobe gegen die eigene These: Wenn die Zahl den Engpass nicht trägt, fliegt der Engpass raus — nicht die Zahl.
ErgebnisFünf Engpässe, die die Gegenprobe überlebt haben. Nicht mehr.
Durchsetzen
90-Tage-Plan: pro Engpass ein Eingriff, ein Name, ein Datum, ein Messpunkt für die Nachmessung.
ErgebnisPlan, den ein Geschäftsführer am Montag verteilen kann. Ohne Rückfrage.
Die Zahl, die in keinem System steht.
Die Durchlaufzeit steht im ERP, die Nacharbeit im Ticket-System. Die Liegezeit steht nirgends: Sie entsteht zwischen den Systemen, und im Musterbefund trägt sie die halbe Rechnung. Niemand macht dabei etwas falsch. Es vergeht nur Zeit.
Schritt E — Erheben · Schema · scrollen
Der Engpass verschwindet nicht. Er wandert.
Ist die engste Stelle behoben, wird eine andere zur engsten. Das ist kein Mangel des Verfahrens, sondern seine Voraussetzung: Deshalb gibt es einen Durchlauf pro Prozess, und deshalb wird nach dem Eingriff am selben Messpunkt nachgemessen. Danach beginnt es wieder bei B.
↻ Ein Durchlauf pro Prozess · Schema · scrollen
Die Werkzeuge funktionieren, jedes für sich. Der Verlust entsteht an der Übergabe zwischen ihnen — dort, wo niemand zuständig ist und nichts gemessen wird.
Eingriff
07 — Womit behoben wird
Prozess, Rolle, KI — in dieser Reihenfolge geprüft. Das billigste Mittel, das wirkt, gewinnt.
Die Messung sagt, wo es klemmt. Der Eingriff sagt, womit. Die Reihenfolge ist nicht verhandelbar: Wer Chaos automatisiert, bekommt schnelleres Chaos — nur teurer.
Prozess
Kostet keine Lizenz
Braucht es diesen Schritt überhaupt?
Einen Schritt streichen. Ein Feld pflichtig machen. Eine Freigabe abschaffen, die niemand liest. Das kostet keine Lizenz und wirkt in Tagen, nicht in Quartalen.
Rolle
Kostet ein Gespräch
Ist überhaupt jemand zuständig?
Einen Owner benennen. Eine Frist setzen. Eine Vertretung festlegen. Die meisten Engpässe sind keine Kapazitätsprobleme, sondern ungeklärte Zuständigkeiten — dagegen hilft kein System.
KI und Automatisierung
Kostet Geld, jedes Jahr wieder
Und wenn beides nicht reicht?
Genau ein Hebel, sauber verbunden. Systeme verbinden statt ersetzen: Excel bleibt Excel, das ERP bleibt das ERP. Erst hier wird Technik angefasst — und nur mit einem Messpunkt für die Nachmessung.
Was der Mensch besser kann. Was die Maschine besser kann.
Der Mensch
- Urteilen, wenn der Fall vom Muster abweicht
- Verhandeln, wenn der Kunde unzufrieden ist
- Entscheiden, wenn die Datenlage dünn bleibt
Die Maschine
- Wiederholen, ohne müde oder nachlässig zu werden
- Vollständig sein: keine Zeile fällt hinten runter
- Übertragen, ohne dass jemand abtippt
Lässt sich beides nicht trennen, gilt die Mitte: Die Maschine bereitet vor, der Mensch entscheidet. Der Vorschlag kommt automatisch, die Unterschrift nicht. Wer das umdreht, automatisiert seine Ausnahmen — und die Ausnahme ist der teuerste Fall, den ein Mittelständler hat.
Person
08 — Wer misst
Jede Messung führe ich selbst. Zwei bis drei Mandate gleichzeitig, mehr nicht.
Keine Junioren, keine Subunternehmer, kein Aufnahme-Service. Wer im Eignungsgespräch sitzt, sitzt auch bei der Übergabe.
Zwei Jahre Management-Beratung bei Pielen & Partner, danach sechzehn Monate bei Hubert Burda Media, intern, beim Aufbau einer KI-Plattform. Damit kenne ich beide Seiten des Tisches: die des Beraters, der ein Konzept übergibt, und die des Teams, das am Montag danach damit arbeiten muss. Studiert habe ich Wirtschaftspsychologie (M.Sc.).
Ich nenne keine Kundennamen. Auch Ihren werde ich nicht nennen, und eine Referenzliste würde über Ihren Prozess ohnehin nichts beweisen. Was ich zusage, steht vor der Unterschrift fest: der Preis, der Termin, der Umfang. Gezahlt wird nach der Übergabe. Hält eine Zahl der Nachmessung nicht stand, wird sie korrigiert und nicht verteidigt.
Kontakt
09 — Eignungsgespräch, 30 Minuten, 0 €
Nach dreißig Minuten wissen wir beide, ob ein Hebel da ist.
30 Minuten. Wir klären, ob ein Hebel sichtbar ist. Wenn nicht, sage ich das im Gespräch — keine Folge-Mails, keine Anrufe Wochen später.
Wir fangen mit einer Messung an, nicht mit einem Angebot.
Festpreis vor der Unterschrift · Zahlung nach der Übergabe · Kein Abo