Beispiel-Diagnose · Agentur · 80 Mitarbeitende

Agentur, 80 MA — Marge sinkt seit 18 Monaten, Tagessätze erhöhen?

Gefundener Verlust: 0–0 €/Jahr — über drei Engpässe, alle ohne große Software-Investition behebbar.

Exemplarische Diagnose an einem fiktiven, typischen Unternehmen — zusammengesetzt aus typischen Mustern aus mehrjähriger Beratungs-Praxis, keine Kundendaten. Methodik, Struktur und Rechenweise sind 1:1 die der echten Diagnose.

Video-Walkthrough in Produktion

Diese Diagnose wird als Video Schritt für Schritt durchgespielt — bis dahin unten der vollständige schriftliche Befund.

Das Unternehmen

Branche: Digital-/Kreativagentur (Projektgeschäft)
Mitarbeitende: 80
Modell: New Business + Bestandskunden, Delivery in fünf Units

Ausgangslage

Umsatz stabil, Projektmarge in 18 Monaten um 8 Punkte gesunken. Im Raum steht: Tagessätze um 10 % erhöhen — mit dem Risiko, Bestandskunden zu verlieren.

Ist die Marge ein Preis-Problem — oder verlieren wir sie intern zwischen Zusage und Lieferung?

§ 1 — System-Landkarte

Wo der Wert fließt — und wo er bricht

System-Landkarte: Bereiche und Übergabe-Bruchstellen
New Business	Pitch, Konzept, Vertrag
Kalkulation	Aufwands-Schätzung, Angebot
Delivery	Kickoff, Umsetzung, Abnahme
Bruchstelle newbiz → kalkulation	Sonderwünsche nicht kalkuliert
Bruchstelle kalkulation → delivery	Kickoff ohne Machbarkeits-Check

§ 2 — Befunde

Drei Engpässe, priorisiert nach Impact

Impact-Ranking

01 · Pitch-Zusagen, die im Kalkulationsmodell nicht existieren90.000–160.000 €/Jahr
02 · Kickoff ohne strukturierte Übergabe — Wissen bleibt im New-Business-Team35.000–65.000 €/Jahr
03 · Nachträge werden nicht fakturiert — „das machen wir noch schnell mit“40.000–85.000 €/Jahr

konservatives Minimum oberes Ende der Range

Befund 01/03

−90.000–160.000 €/Jahr

Pitch-Zusagen, die im Kalkulationsmodell nicht existieren

Symptom

Im Pitch werden Sonderleistungen zugesagt (Workshops, Extra-Iterationen, Sonderformate), die das Kalkulationsraster nicht abbildet. Delivery erfährt davon beim Kickoff.

Lösungs-Vorschlag

Pitch-Zusagen-Log als Pflichtfeld, Kalkulations-Gate vor Vertragsabschluss: keine Unterschrift ohne Machbarkeits- und Kalkulations-Bestätigung.

Ursachen-Hypothese

Marge-Verlust ~3–5 % auf betroffenes Projektvolumen plus ~14 h Nacharbeit pro Eskalation. Bei 40 Projekten/Jahr und 60 % Betroffenheit der größte Einzelhebel.

Mechanik

Prozess-Gate · keine Software-Investition

Befund 02/03

−35.000–65.000 €/Jahr

Kickoff ohne strukturierte Übergabe — Wissen bleibt im New-Business-Team

Symptom

Das Delivery-Team startet mit dem Vertrag und einem mündlichen Briefing. Kontext aus drei Monaten Pitch-Phase geht verloren, Rückfragen-Schleifen in den ersten Wochen.

Lösungs-Vorschlag

Standardisiertes Übergabe-Dokument (1 Seite) plus 30-Min-Pflicht-Sync New Business/Delivery vor jedem Kickoff.

Ursachen-Hypothese

Pro Projekt ~8–12 h Rückfragen und Rekonstruktion, verteilt über die teuersten Wochen (Projektstart mit Senior-Besetzung).

Mechanik

Prozess-Umstellung · 30 Min pro Projekt

Befund 03/03

−40.000–85.000 €/Jahr

Nachträge werden nicht fakturiert — „das machen wir noch schnell mit“

Symptom

Scope-Erweiterungen im Projektverlauf werden aus Kulanz oder Zeitdruck umgesetzt statt als Nachtrag angeboten. Niemand misst das Volumen.

Lösungs-Vorschlag

Change-Request-Schwelle definieren (ab X h → Nachtrag), Standard-Formulierung fürs Kundengespräch, monatliches Mehrleistungs-Reporting.

Ursachen-Hypothese

Konservativ 2–4 % des Projektvolumens an unfakturierter Mehrleistung — unsichtbar, weil es in keiner Kennzahl auftaucht. In der Range angesetzt ist nur der Teil, der sich realistisch nachfakturieren oder vermeiden lässt.

Mechanik

Prozess + Messpunkt · stärkt zugleich die Verhandlungsposition

§ 3 — Erste 8–10 Wochen

Quick-Win-Plan mit Messpunkten

Woche 1–2

Kalkulations-Gate + Pitch-Zusagen-Log einführen

Messpunkt: 100 % der Verträge mit Machbarkeits-Bestätigung

Woche 3–4

Übergabe-Dokument + Pflicht-Sync vor Kickoff

Messpunkt: Rückfragen-Stunden in Projektwoche 1–2

Woche 5–8

Change-Request-Schwelle + Mehrleistungs-Reporting

Messpunkt: Fakturierte Nachträge €/Monat

Fazit

Die Tagessatz-Erhöhung hätte das Symptom bekämpft und Bestandskunden riskiert. Die Marge ging nicht am Preis verloren, sondern an drei internen Übergaben — alle drei ohne Software-Investition behebbar.

Wie würde dieser Befund für Ihr Unternehmen aussehen?

Dieselbe Methodik, mit Ihren echten Zahlen: System-Landkarte, Top-5-Engpässe mit Euro-Range, 90-Tage-Plan — in 7–10 Werktagen.

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