Beispiel-Diagnose · IT-Dienstleister · 45 Mitarbeitende

IT-Dienstleister, 45 MA — volle Pipeline, sinkende Abschlussquote

Gefundener Verlust: 0–0 €/Jahr — über drei Engpässe, alle ohne große Software-Investition behebbar.

Exemplarische Diagnose an einem fiktiven, typischen Unternehmen — zusammengesetzt aus typischen Mustern aus mehrjähriger Beratungs-Praxis, keine Kundendaten. Methodik, Struktur und Rechenweise sind 1:1 die der echten Diagnose.

Video-Walkthrough in Produktion

Diese Diagnose wird als Video Schritt für Schritt durchgespielt — bis dahin unten der vollständige schriftliche Befund.

Das Unternehmen

Branche: IT-Dienstleistung (Managed Services + Projekte)
Mitarbeitende: 45
Modell: Inbound-Marketing + 4 Vertriebler, Delivery in zwei Teams

Ausgangslage

Wachstum solide, aber die Abschlussquote sinkt seit drei Quartalen. Im Raum steht: zwei zusätzliche Vertriebler (≈ 150 k €/Jahr) oder eine CRM-Migration.

Brauchen wir mehr Vertriebler — oder verlieren wir die Deals, die wir schon haben, zwischen Marketing und Sales?

§ 1 — System-Landkarte

Wo der Wert fließt — und wo er bricht

System-Landkarte: Bereiche und Übergabe-Bruchstellen
Marketing	Website, Kampagnen, MQL-Liste
Vertrieb	Sammel-Inbox, Erstgespräch, Angebot
Delivery	Kickoff, Projekt, Betrieb
Bruchstelle marketing → vertrieb	41 h Erstreaktion
Bruchstelle vertrieb → delivery	Kickoff ohne Scope-Doku

§ 2 — Befunde

Drei Engpässe, priorisiert nach Impact

Impact-Ranking

01 · Erstreaktion 41 Stunden — Leads kühlen in der Sammel-Inbox ab65.000–130.000 €/Jahr
02 · MQL/SQL-Definition fehlt — Vertrieb priorisiert nach Bauchgefühl25.000–45.000 €/Jahr
03 · Kickoff ohne Scope-Dokumentation — Delivery erbt Vertriebs-Zusagen30.000–60.000 €/Jahr

konservatives Minimum oberes Ende der Range

Befund 01/03

−65.000–130.000 €/Jahr

Erstreaktion 41 Stunden — Leads kühlen in der Sammel-Inbox ab

Symptom

Inbound-Anfragen landen in einem geteilten Postfach. Wer reagiert, entscheidet sich nach Verfügbarkeit. Gemessene Erstreaktion: 41 Stunden im Median.

Lösungs-Vorschlag

Auto-Routing mit Reaktionszeit-SLA < 4 h, feste Owner-Zuordnung ab Eingang, Urlaubs-Vertretungslogik. Im bestehenden CRM konfigurierbar.

Ursachen-Hypothese

Conversion-Verlust durch Reaktions-Lag — Lead-Response-Studien zeigen drastisch sinkende Qualifizierungs-Wahrscheinlichkeit ab 30 Minuten. Konservativ: ~30 Leads/Monat × 1,5–3 Prozentpunkte Abschlussquote × Ø-Auftragswert ~12 k €.

Mechanik

Prozess + CRM-Konfiguration · kein neuer Hire nötig

Befund 02/03

−25.000–45.000 €/Jahr

MQL/SQL-Definition fehlt — Vertrieb priorisiert nach Bauchgefühl

Symptom

Marketing meldet 35 Leads/Monat, Vertrieb nennt 8 davon „brauchbar“. Es gibt keine gemeinsame Definition, was qualifiziert bedeutet.

Lösungs-Vorschlag

90-Min-Workshop für gemeinsame MQL/SQL-Kriterien, dokumentierter Feedback-Loop Vertrieb → Marketing, wöchentliches 15-Min-Alignment.

Ursachen-Hypothese

Top-of-Funnel-Effizienzverlust ~15 % plus Reibung in jedem Pipeline-Meeting. Die guten Leads konkurrieren mit den schlechten um dieselbe Vertriebszeit.

Mechanik

Definitions-Workshop + Prozess · keine Software

Befund 03/03

−30.000–60.000 €/Jahr

Kickoff ohne Scope-Dokumentation — Delivery erbt Vertriebs-Zusagen

Symptom

Was im Erstgespräch zugesagt wurde, steht nirgends. Delivery rekonstruiert den Scope beim Kickoff aus E-Mails — Nacharbeit und erste Eskalation in Woche 2.

Lösungs-Vorschlag

Übergabe-Checkliste als Pflicht-Gate vor Vertragsabschluss, Machbarkeits-Sync Vertrieb/Delivery ab definiertem Projektvolumen.

Ursachen-Hypothese

Pro betroffenem Projekt ~10–14 h Nacharbeit plus Marge-Erosion durch nicht kalkulierte Zusagen.

Mechanik

Prozess-Umstellung · keine Software-Investition

§ 3 — Erste 8–10 Wochen

Quick-Win-Plan mit Messpunkten

Woche 1–2

Auto-Routing + SLA < 4 h einrichten, Owner-Logik im CRM

Messpunkt: Erstreaktion < 4 h bei 90 % der Leads

Woche 3–4

MQL/SQL-Workshop, Kriterien dokumentieren, Alignment-Slot etablieren

Messpunkt: MQL→SQL-Conversion stabil messbar

Woche 5–8

Übergabe-Checkliste Vertrieb → Delivery als Gate einführen

Messpunkt: Eskalationen in Projektwoche 1–4 pro Monat

Fazit

Die geplanten 150 k €/Jahr für zwei neue Vertriebler hätten den Engpass nicht behoben — sie hätten mehr Leads in dieselbe 41-Stunden-Inbox gekippt. Die drei Fixes kosten zusammen einen Bruchteil davon und setzen am gemessenen Bruch an.

Wie würde dieser Befund für Ihr Unternehmen aussehen?

Dieselbe Methodik, mit Ihren echten Zahlen: System-Landkarte, Top-5-Engpässe mit Euro-Range, 90-Tage-Plan — in 7–10 Werktagen.

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