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Beispiel-Diagnose · Maschinenbau-Zulieferer · 120 Mitarbeitende

Maschinenbau-Zulieferer, 120 MA — Angebote dauern 12 Tage, ERP-Projekt geplant

Gefundener Verlust: 0–0 €/Jahr — über drei Engpässe, alle ohne große Software-Investition behebbar.

Exemplarische Diagnose an einem fiktiven, typischen Unternehmen — zusammengesetzt aus typischen Mustern aus mehrjähriger Beratungs-Praxis, keine Kundendaten. Methodik, Struktur und Rechenweise sind 1:1 die der echten Diagnose.

Video-Walkthrough in Produktion

Diese Diagnose wird als Video Schritt für Schritt durchgespielt — bis dahin unten der vollständige schriftliche Befund.

Das Unternehmen

Branche
Maschinenbau-Zulieferer (Einzelfertigung + Kleinserien)
Mitarbeitende
120
Modell
Vertrieb + technische Kalkulation + Arbeitsvorbereitung + Fertigung

Ausgangslage

Anfragen-Eingang gut, aber Angebote brauchen im Median 12 Arbeitstage. Wettbewerber antworten in 3–5. Geplant: ERP-Ablösung für ≈ 400 k € über 18 Monate.

Beschleunigt das neue ERP unsere Angebote — oder hängt der Engpass an Stellen, die das ERP gar nicht berührt?

§ 1 — System-Landkarte

Wo der Wert fließt — und wo er bricht

VertriebAnfrageKlärungVersandTechn. KalkulationStücklisteKalkulationFreigabeGF-PrüfungPreisfreigabeUnvollständige Anfrage-Klärung→ Befund 02Alles wartet auf GF-Freigabe→ Befund 01
System-Landkarte: Bereiche und Übergabe-Bruchstellen
VertriebAnfrage, Klärung, Versand
Techn. KalkulationStückliste, Kalkulation
FreigabeGF-Prüfung, Preisfreigabe
Bruchstelle vertrieb → kalkulationUnvollständige Anfrage-Klärung
Bruchstelle kalkulation → freigabeAlles wartet auf GF-Freigabe

§ 2 — Befunde

Drei Engpässe, priorisiert nach Impact

Impact-Ranking

konservatives Minimum   oberes Ende der Range

Befund 01/03

−60.000–140.000 €/Jahr

Jedes Angebot wartet auf die GF-Freigabe — im Median 4 Tage

Symptom

Alle Angebote, unabhängig von Volumen und Risiko, laufen über den Schreibtisch der Geschäftsführung. Liegezeit dort: 3–5 Tage, bei Reisen mehr.

Lösungs-Vorschlag

Freigabe-Schwellen definieren: Standard-Angebote bis X € gibt der Vertriebsleiter frei, nur Sonderkonditionen und Großvolumen zur GF. Vertretungsregel inklusive.

Ursachen-Hypothese

Ein Drittel der 12 Tage Durchlaufzeit ist reine Wartezeit auf eine Person. Verlust: Abschlussquote sinkt mit jedem Tag, den der Wettbewerber schneller ist.

Mechanik

Delegations-Regel · null Software, sofort wirksam

Befund 02/03

−40.000–80.000 €/Jahr

Kalkulation startet mit unvollständigen Anfragen — Rückfragen-Pingpong

Symptom

Die technische Kalkulation bekommt Anfragen ohne Klärung von Toleranzen, Stückzahlen, Material. Pro Angebot 2–4 Rückfrage-Schleifen à 1–2 Tage.

Lösungs-Vorschlag

Anfrage-Checkliste im Vertrieb (Pflichtfelder vor Übergabe), 15-Min-Klärungs-Call bei A-Anfragen statt E-Mail-Pingpong.

Ursachen-Hypothese

Klärungs-Schleifen kosten 3–5 Tage Durchlaufzeit plus Kalkulations-Kapazität, die an unvollständigen Anfragen verbrennt.

Mechanik

Prozess + Checkliste · unabhängig vom ERP

Befund 03/03

−30.000–70.000 €/Jahr

Kalkulations-Wissen liegt bei zwei Personen — Stau bei Urlaub und Spitzen

Symptom

Zwei Senior-Kalkulatoren beherrschen das Kalkulationsschema. Bei Urlaub oder Anfragen-Spitzen wächst der Angebots-Stau sichtbar.

Lösungs-Vorschlag

Kalkulationsschema für die Top-3-Produktfamilien dokumentieren, einen dritten Kalkulator per Rotation anlernen, Standard-Fälle templatisieren.

Ursachen-Hypothese

Kapazitäts-Engpass an einer Wissens-Stelle: Spitzen erzeugen Liegezeiten, Vertretung existiert nicht. Klassischer Fall für Dokumentation + Rotation vor jeder Tool-Frage.

Mechanik

Dokumentation + Rollen-Rotation · senkt zugleich das Personenrisiko

§ 3 — Erste 8–10 Wochen

Quick-Win-Plan mit Messpunkten

Woche 1–2

Freigabe-Schwellen + Vertretungsregel einführen

Messpunkt: Wartezeit auf Freigabe im Median < 1 Tag

Woche 3–4

Anfrage-Checkliste + Klärungs-Call für A-Anfragen

Messpunkt: Rückfrage-Schleifen pro Angebot

Woche 5–10

Kalkulationsschema dokumentieren, dritten Kalkulator anlernen

Messpunkt: Angebotsdurchlaufzeit im Median < 6 Tage

Fazit

Das ERP-Projekt mag aus anderen Gründen richtig sein — aber keiner der drei gemessenen Engpässe wird von ihm berührt. Erst die 6-Tage-Durchlaufzeit über Prozess-Fixes holen, dann mit klarem Kopf über 400 k € entscheiden.

Wie würde dieser Befund für Ihr Unternehmen aussehen?

Dieselbe Methodik, mit Ihren echten Zahlen: System-Landkarte, Top-5-Engpässe mit Euro-Range, 90-Tage-Plan — in 7–10 Werktagen.

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