Symptom · Engpassdiagnose
Angebote dauern zu lange — Tage statt Stunden, und der Deal kühlt ab
Der Interessent meldet sich mit konkretem Bedarf, das Erstgespräch läuft gut — und dann passiert eine Woche lang nichts, was der Kunde sehen kann. Intern ist derweil viel los: Der Vertrieb wartet auf die Kalkulation, die Kalkulation wartet auf eine technische Rückfrage, und am Ende wartet alles auf eine Freigabe. Wenn das Angebot rausgeht, ist der Schwung aus dem Gespräch raus — manchmal liegt schon ein Angebot des Wettbewerbers auf dem Tisch.
Die interne Antwort lautet oft: „Die Kollegen müssen schneller kalkulieren.“ In den meisten Fällen ist das die falsche Stelle. Die reine Arbeitszeit an einem Angebot liegt häufig bei zwei bis vier Stunden — die Durchlaufzeit bei fünf bis zehn Tagen. Die Differenz ist Wartezeit, und Wartezeit entsteht an Übergaben, nicht an Schreibtischen.
Sie erkennen es daran
- Zwischen Erstgespräch und Angebot liegen regelmäßig mehr als fünf Werktage
- Kalkulieren kann faktisch nur eine Person — oft die Geschäftsführung selbst
- Jedes Angebot wird von Grund auf neu geschrieben; Textbausteine existieren nur in alten Word-Dateien
- Vertrieb und Technik klären Machbarkeit und Aufwand in mehreren Rückfrage-Schleifen per E-Mail
- Niemand misst die Durchlaufzeit — gefragt wird erst, wenn ein Kunde wegen des Wartens abspringt
Wo es bricht
Die Bruchstelle hinter dem Symptom
Typische Ursachen
Kalkulation hängt an einer Person
Preise, Aufwandsschätzungen und Sonderkonditionen kann nur eine Person verantworten — häufig die GF. Jedes Angebot reiht sich in deren Warteschlange ein. Bei Urlaub, Messe oder vollem Kalender steht der gesamte Angebotsausstoß still.
Keine Preis-Logik, keine Textbausteine
Es gibt keine dokumentierten Regeln, wie Standardleistungen bepreist werden. Also wird jedes Mal neu gerechnet und neu formuliert — auch bei Anfragen, die zu 80 % dem letzten Auftrag gleichen. Was Routine sein könnte, bleibt Einzelanfertigung.
Rückfrage-Schleifen zwischen Vertrieb und Technik
Der Vertrieb nimmt die Anfrage ohne strukturierte Bedarfsklärung auf. Die Technik braucht für die Schätzung Details, die fehlen — und fragt zurück. Jede Schleife kostet ein bis zwei Tage, weil sie asynchron per E-Mail läuft und niemand den Vorgang treibt.
Was es kostet
Konservative Größenordnung: 30.000–80.000 €/Jahr
Beispiel: 15 Angebote/Monat × 18.000 € Ø-Auftragswert = 3,24 Mio. € Angebotsvolumen/Jahr. Studien zur Reaktionsgeschwindigkeit im B2B legen deutlich größere Effekte nahe; wir rechnen konservativ mit nur 1–2,5 Prozentpunkten Abschlag auf die Abschlussquote durch abgekühlte Deals — das sind 32.000–81.000 €/Jahr entgangener Auftragswert, ohne die gebundene GF-Zeit in der Kalkulation.
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Was die Diagnose hier tut
Erst messen, dann entscheiden
Die Triage misst die Durchlaufzeit der letzten 20 Angebote und zerlegt sie in Arbeitszeit und Wartezeit pro Station. Daraus folgt fast immer: Standardfälle von Sonderfällen trennen, Preis-Logik und Textbausteine für die Standardfälle dokumentieren, Freigabe-Schwelle definieren, ab der die GF wirklich gebraucht wird. Ein CPQ-Tool ist dafür in den meisten Fällen nicht nötig — erst die Logik, dann gegebenenfalls die Software.
Empfohlene Tiefe: Triage · 1.500 € · 5 Werktage
Die Frage ist eng umrissen und schnell prüfbar: Durchlaufzeit je Angebot, Wartezeit je Station, Anzahl der Rückfrage-Schleifen. Dafür reicht die Triage. Zeigt sie, dass der Angebotsprozess nur das sichtbarste Symptom eines größeren Engpasses ist, lässt sie sich auf die volle Diagnose erweitern.
Häufige Fragen
Würde ein CPQ-Tool das Problem nicht direkt lösen?+
Ein CPQ-Tool bildet eine Preis-Logik ab — es erfindet keine. Solange unklar ist, welche Leistungen Standard sind, wie sie bepreist werden und wer was freigeben darf, konfiguriert das Tool nur das bestehende Chaos. Die Logik zuerst zu dokumentieren kostet wenige Tage; danach lässt sich nüchtern entscheiden, ob ein Tool überhaupt nötig ist.
Unsere Angebote sind wirklich komplex — geht es bei uns überhaupt schneller?+
Meist ja, aber nicht überall. In der Praxis sind 60–80 % der Anfragen Variationen bekannter Fälle, die mit Bausteinen und Preis-Logik in Stunden statt Tagen rausgehen können. Die echten Sonderfälle bleiben aufwendig — sie blockieren dann aber nicht mehr die Standardfälle in derselben Warteschlange.
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