Symptom · Engpassdiagnose

Leads bleiben liegen — Anfragen kommen rein, aber niemand reagiert schnell

Das Marketing liefert. Die Website generiert Anfragen, die Kampagnen laufen, die Pipeline sieht auf dem Papier gut aus. Und trotzdem werden daraus zu wenige Termine. Wenn Sie nachfragen, wann der letzte Inbound-Lead kontaktiert wurde, lautet die Antwort: „Der liegt noch in der Inbox.“

Das Symptom fühlt sich nach einem Vertriebs-Problem an — und wird intern oft mit „wir brauchen mehr Leads“ oder „wir brauchen einen weiteren Vertriebler“ beantwortet. In den meisten Fällen ist beides falsch: Der Engpass sitzt an der Übergabe zwischen Marketing und Vertrieb, nicht in der Menge davor.

Sie erkennen es daran

Neue Anfragen landen in einer Sammel-Inbox oder einem geteilten Postfach ohne festen Owner
Die durchschnittliche Erstreaktion liegt bei Stunden bis Tagen — niemand misst sie
Wer welchen Lead übernimmt, entscheidet sich ad hoc oder nach Zuruf
Bei Urlaub oder Krankheit eines Vertrieblers bleiben „seine“ Leads unbearbeitet
Marketing beklagt, dass gute Leads versanden — Vertrieb beklagt, dass die Leads schlecht seien

Wo es bricht

Die Bruchstelle hinter dem Symptom

Typische Ursachen

Kein Routing, kein SLA

Es gibt keine Regel, die einen neuen Lead automatisch einer Person zuordnet, und keine verbindliche Reaktionszeit. Was niemandem gehört, bearbeitet niemand — vor allem nicht unter Zeitdruck.

MQL/SQL-Definition fehlt

Marketing und Vertrieb haben unterschiedliche Vorstellungen davon, was ein „qualifizierter“ Lead ist. Vertrieb priorisiert deshalb nach Bauchgefühl — und lässt die unklaren Fälle liegen.

Account-Owner-Lücke nach dem Erstkontakt

Selbst wenn der Erstkontakt klappt: Ab Stage 2 oder 3 ist unklar, wer den Deal treibt. Deals liegen dann „in Bearbeitung“, ohne dass jemand verantwortlich nachfasst.

Was es kostet

Konservative Größenordnung: 50.000–150.000 €/Jahr

Beispiel: 40 qualifizierte Leads/Monat × 15.000 € Ø-Auftragswert. Lead-Response-Studien zeigen drastische Conversion-Verluste ab 30 Minuten Reaktionszeit; wir rechnen konservativ mit nur 1–2,5 Prozentpunkten Abschlag auf die Abschlussquote bei Reaktionszeiten über 24 h — das sind bereits 72.000–180.000 €/Jahr entgangener Auftragswert.

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Was die Diagnose hier tut

Erst messen, dann entscheiden

Die Diagnose misst zuerst die echte Erstreaktionszeit (häufig überraschend: gefühlt „ein paar Stunden“, gemessen oft mehr als ein voller Arbeitstag), legt die Übergabe-Logik offen und priorisiert den Fix: Auto-Routing mit Reaktionszeit-SLA, Account-Owner-Logik ab Termin-Bestätigung, harmonisierte MQL/SQL-Definition. Meist ohne Tool-Wechsel — die Mechanik steckt im Prozess, nicht in der Software.

Empfohlene Tiefe: Diagnose · 5.900 € · 7–10 Werktage

Lead-Routing hängt fast immer mit Stage-Definitionen, Forecast und Delivery-Übergabe zusammen — die volle Diagnose zeigt, ob der liegende Lead das Problem ist oder nur das sichtbarste Symptom.

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Häufige Fragen

Reicht es nicht, einfach eine Routing-Regel im CRM einzurichten?+

Die Regel ist in einer Stunde gebaut — aber sie hält nur, wenn SLA, Account-Owner-Logik und MQL/SQL-Definition mitgezogen werden. Sonst routet das CRM Leads zu Personen, die sie nach denselben unklaren Kriterien liegen lassen wie vorher die Sammel-Inbox.

Woher weiß ich, ob es wirklich am Routing liegt und nicht an der Lead-Qualität?+

Messen statt diskutieren: Erstreaktionszeit und Conversion pro Lead-Quelle über die letzten drei Monate. Wenn gute Quellen schlecht konvertieren und die Reaktionszeit über vier Stunden liegt, ist das Routing der erste Hebel. Genau diese Messung ist Teil der Diagnose.

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