Symptom · Engpassdiagnose
Projekte sind ständig zu spät — Termine und Budgets halten nie
Es ist immer dasselbe Muster: Das Projekt startet motiviert, nach einem Drittel tauchen die ersten Überraschungen auf, am Ende wird der Termin zweimal verschoben und das Budget still überzogen. Intern hat man sich daran gewöhnt — „bei uns dauert es halt immer länger“. Die Kunden gewöhnen sich nicht daran: Sie planen beim nächsten Mal einen Puffer ein oder fragen woanders an.
Der Reflex ist, beim Projektteam anzusetzen: straffere Projektleitung, mehr Druck, ein neues PM-Tool. In den meisten Fällen liegt die Ursache aber vor dem ersten Projekttag — in dem, was beim Kickoff fehlt: Informationen aus dem Vertriebsprozess, verbindlich reservierte Ressourcen und Messpunkte, an denen ein Verzug früh auffallen würde. Ein Projekt, das unvollständig startet, holt das unterwegs selten wieder auf.
Sie erkennen es daran
- Beim Kickoff fehlen regelmäßig Informationen, die der Vertrieb längst hatte — und das Team klärt sie beim Kunden nach
- Ressourcen werden auf Zuruf zugesagt; dieselben Personen sind in drei Projekten gleichzeitig „fest eingeplant“
- Ob ein Projekt im Plan liegt, weiß man erst kurz vor dem Abgabetermin
- Terminverschiebungen werden dem Kunden spät kommuniziert — wenn es nicht mehr anders geht
- Nach Projektende gibt es keine Auswertung: Das nächste Projekt startet mit denselben Lücken
Wo es bricht
Die Bruchstelle hinter dem Symptom
Typische Ursachen
Kickoff ohne vollständige Übergabe aus dem Vertrieb
Was im Verkaufsprozess besprochen, zugesagt und ausgeschlossen wurde, kommt nur teilweise im Projektteam an. Das Team startet mit dem Vertragstext statt mit dem Kontext — und entdeckt die Lücken erst beim Kunden, zum teuersten Zeitpunkt.
Ressourcenplanung auf Zuruf
Es gibt kein verbindliches Bild, wer wann in welchem Projekt gebunden ist. Zusagen entstehen im Flur oder im Meeting — und kollidieren zwei Wochen später mit den Zusagen aus einem anderen Flurgespräch. Jede Kollision kostet Umplanung und Wartezeit.
Keine Messpunkte im Projektverlauf
Zwischen Kickoff und Abgabetermin existiert kein Punkt, an dem Fortschritt gegen Plan geprüft wird. Verzug fällt deshalb erst auf, wenn er nicht mehr aufzuholen ist. Was nicht gemessen wird, kann nicht früh gegengesteuert werden.
Was es kostet
Konservative Größenordnung: 40.000–100.000 €/Jahr
Beispiel: 20 Projekte/Jahr × Ø 75.000 € Auftragswert = 1,5 Mio. € Projektvolumen. Branchenüblich liegen Budgetüberschreitungen deutlich höher; wir rechnen konservativ mit nur 3–7 % nicht verrechenbarer Mehrkosten über das Portfolio = 45.000–105.000 €/Jahr — ohne Pönalen, ohne verschobene Folgeprojekte und ohne die Kundenbeziehungen, die ein zweiter Verzug kostet.
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Was die Diagnose hier tut
Erst messen, dann entscheiden
Die Diagnose verfolgt die letzten fünf bis zehn Projekte rückwärts: Was fehlte beim Kickoff, wo entstand der Verzug, wann wurde er sichtbar? Daraus folgt fast immer eine kleine Zahl konkreter Eingriffe — eine verbindliche Übergabe-Checkliste vor Projektstart, ein gemeinsames Kapazitätsbild und zwei, drei Messpunkte im Verlauf. Kein neues PM-Tool als erster Schritt und keine zusätzliche Projektleitungs-Ebene; die Mechanik steckt im Übergang, nicht im Projektmanagement selbst.
Empfohlene Tiefe: Diagnose · 5.900 € · 7–10 Werktage
Terminverzug entsteht im Zusammenspiel von Vertrieb, Planung und Umsetzung — wer nur das Projektmanagement prüft, sieht die Ursachen vor dem Kickoff nicht. Die volle Diagnose deckt die gesamte Kette ab und zeigt, welcher der drei typischen Brüche bei Ihnen der teuerste ist.
Häufige Fragen
Liegt es nicht einfach daran, dass wir zu knapp kalkulieren?+
Das lässt sich prüfen statt vermuten: Wenn die Überziehungen über alle Projekte ähnlich ausfallen, spricht das für systematisch zu knappe Kalkulation. Streuen sie stark — manche Projekte im Plan, andere weit darüber —, liegt es eher an dem, was zwischen Verkauf und Start verloren geht. In den meisten Fällen zeigt die Rückwärts-Analyse das zweite Muster; die Kalkulation ist dann das kleinere Problem.
Wir haben schon ein Projektmanagement-Tool eingeführt. Warum hat das nichts geändert?+
Ein PM-Tool verwaltet Informationen, die jemand hineingibt. Wenn die Übergabe aus dem Vertrieb lückenhaft ist und Ressourcen auf Zuruf vergeben werden, verwaltet das Tool lückenhafte Pläne — nur ordentlicher formatiert. Erst wenn der Kickoff vollständig startet und Kapazitäten verbindlich geplant sind, kann ein Tool seinen Wert ausspielen. Häufig reicht dann sogar das vorhandene.
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